Politica Speak Up

In linea con i nostri valori e il Codice di condotta, l’integrità aziendale di ISS non è negoziabile. ISS si impegna a condurre e gestire il nostro business in conformità con la legge ed elevati standard etici.

ISS ha adottato una Speak Up Policy e un sistema di segnalazione che rende possibile a collaboratori, clienti, partner commerciali e altri stakeholder segnalare questioni in modo sicuro e confidenziale.

Se siete un collaboratore, un cliente, un partner commerciale o altro stakeholder e ritenete che vi sia una violazione del Codice di condotta ISS, delle nostre politiche o delle leggi e regolamenti pertinenti, vi incoraggiamo a parlare e a segnalarlo. Con la vostra segnalazione state agendo nello spirito del nostro Codice di condotta e dei valori e contribuite a proteggere la nostra attività e la nostra reputazione.

Diversi sono i modi per segnalare una questione. A seconda della natura e della gravità del problema, potete rivolgervi prima al vostro°superiore o manager,°al Responsabile locale di People & Culture, al Direttore Legale locale o al CFO locale.

Sistema Speak Up

Se desiderate segnalare un problema nell'ambito della Speak Up Policy, potete segnalare la questione accedendo al sistema Speak Up. Tutte le comunicazioni saranno anonime e riservate a meno che non sia indicato espressamente e direttamente da voi . Per aiutarci a investigare la situazione, vi incoraggiamo a identificarvi e illustrare la vostra questione in modo sufficientemente dettagliato.

Un altro modo di fare una segnalazione è attraverso il sistema Speak Up gestito da una terza parte indipendente. Il sistema Speak Up è accessibile attraverso il sito web della vostra azienda nella vostra lingua locale, nonché sul sito web del Gruppo ISS World Services. Il sistema ISS Speak Up è accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da collaboratori e terze parti. È possibile creare segnalazioni in più lingue.

Quando si registra una segnalazione, il sistema non registra l'indirizzo IP del computer o del dispositivo mobile che si utilizza e non utilizza i cookie.

 

È possibile effettuare una segnalazione in qualsiasi momento utilizzando la linea fissa locale o il numero verde del proprio Paese. La hotline Speak Up è gestita da una terza parte indipendente che garantisce la riservatezza e l'anonimato delle segnalazioni.

Potrete parlare con l'agente del call center e ricevere assistenza da un interprete. Quando si utilizza l'hotline, potrebbero verificarsi tempi di attesa prima che un agente e/o un interprete rispondano alla chiamata. Se desiderate parlare in una lingua diversa dall'inglese, dovrete chiedere all'agente di connettersi con un'interprete. 

Numeri hotline Speak Up di ISS:

*In Cina, il 400 sostituisce comunemente l'800, in quanto i telefoni cellulari non possono accedere ai numeri gratuiti che iniziano con 800. Come numero a costo condiviso, al chiamante vengono addebitate tariffe locali minime.  

Australia
0282527800 (numero locale)
1800497187 (numero verde)

Austria°
+4314360040 (numero locale)
0800376306 (numero verde)

Belgio
023133743 (numero locale)
080076934 (numero verde)

Canada
4377025955 (numero locale)°
8888842898 (numero verde)

Cile
229381090 (numero locale)
800914136 (numero verde)

Cina
4006137002 (Costo condiviso*)

Repubblica Ceca
234076513 (numero locale)
800701054 (numero verde)

Danimarca°
78713897 (numero locale)°
80887692 (numero verde)

Finlandia
0942720554 (numero locale)
0800913363 (numero verde)

Francia
0973053684 (numero locale)
0801230213 (numero verde)

Germania
032 229990192 (numero locale)
08001817865 (numero verde)

Hong Kong
1756844 (numero locale)
800969226 (numero verde)

Ungheria
0613237548 (numero locale)
0680080385 (numero verde)

India
08071279845 (numero locale)
0008000503120 (numero verde)

Indonesia
02150996849 (numero locale)
00180349248340560 (numero verde)

Irlanda
014311025 (numero locale)
1800851328 (numero verde)

Italia
00230578564 (Numero locale)
800035837 (Numero verde)

Giappone
0345639645 (numero locale)
0120120764029 (numero verde)

Lituania°
37066101878 (numero locale)
880031790 (numero verde)

Malesia°
01546000734 (numero locale)
1800814501 (numero verde)

Messico
3321010021 (numero locale)°
018008804560 (numero verde)

Paesi Bassi
0202628687 (numero locale)
08000227086 (numero verde)

Nuova Zelanda
098886471 (numero locale)
0800444143 (numero verde)

Norvegia
+4732993095 (numero locale)
80024584 (numero verde)

Polonia
221530052 (numero locale)
0800 1210192 (numero verde)

Portogallo
0304502654 (numero locale)
800815004 (numero verde)

Romania
0312295179 (numero locale)
0800890461 (numero verde)

Singapore
31051279 (numero locale)
8008528454 (numero verde)

Spagna
900953465 (numero verde)

Svezia
+46731214174 (numero locale)
0200890030 (numero verde)

Svizzera
0225510224 (numero locale)
0800225221(numero verde)

Turchia
3124010137 (numero locale)
08006212206 (numero verde)

Emirati Arabi Uniti
0600521603 (numero locale)
800085231027 (numero verde)

Regno Unito
02039877736 (numero locale)
08082389893 (numero verde)

Stati Uniti
2102481441 (numero locale)
8882869736 (numero verde)

Potete mettervi in contatto con il Responsabile dell'Internal Audit via e-mail: issgi-speakup-all@group.issworld.com.

Tutte le richieste saranno trattate in modo confidenziale e in conformità con la Speak Up Policy.
 
Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo°
ISS World Services A/S Buddingevej 197
2860 Søborg
Danimarca°
N. tel. +45 3817 0000 

Tutte le richieste saranno trattate in modo confidenziale e in conformità alla politica Speak Up.
 

Cosa segnalare nel sistema Speak Up

Speak Up è un canale sicuro e riservato per segnalare sospetti di cattiva condotta, possibili violazioni delle normative o delle politiche interne oppure questioni che potrebbero avere un impatto negativo sulle operazioni e lo svolgimento dell’attività di ISS e che, per la natura della situazione, non possono essere comunicate o segnalate attraverso i normali canali di reporting. 

Per stabilire se la questione deve essere segnalata tramite il sistema Speak Up, fate riferimento alla Speak Up Policy.

La natura dei problemi può includere:


• attività illecite, ad es. atti criminali quali violazioni di obblighi di non divulgazione, abuso di fondi, furto, falsa dichiarazione fraudolenta, appropriazione indebita, frode e corruzione;

• frode finanziaria, ad es. manipolazione contabile, inosservanza delle procedure di controllo interne, appropriazione indebita di beni o dichiarazioni fraudolente;

• corruzione, ad es. conflitti di interessi, tangenti, sponsorizzazioni, donazioni, regali o pagamenti agevolanti;

• atti gravi da parte del senior management che non possono essere segnalati utilizzando canali locali senza rischio di impatto negativo;

• violazione delle leggi sulla concorrenza, ad esempio fissazione dei prezzi, scambio di informazioni sensibili sui prezzi o collusione con i concorrenti;

• grave pericolo per l'ambiente, la salute o la sicurezza, inclusa la sicurezza alimentare;

• attività che, diversamente per legge, trattato o accordo, comportano una condotta gravemente impropria, ad esempio pratiche discriminatorie, molestie sessuali, uso del lavoro minorile o violazioni dei diritti umani;

• violazioni all'interno di altre aree definite dalla Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower, ad es. appalti pubblici, riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, salute pubblica, protezione dei dati e violazioni della sicurezza delle informazioni.

Cosa non segnalare nel sistema Speak Up

Le questioni relative a termini di impiego, problemi sul posto di lavoro (come i conflitti con colleghi e manager), sanzioni disciplinari, pagamento corretto e tempestivo di stipendi e benefit non rientrano nell'ambito della Speak Up Policy. Devono quindi essere normalmente segnalate al proprio superiore o al Responsabile People & Culture locale e devono essere risolte localmente.

Se non vi sentite a vostro agio nell'affrontare la questione all'interno delle linee di segnalazione locali o se la questione non è risolta in modo soddisfacente, utilizzate il sistema Speak Up per segnalare i vostri dubbi.

Processo di indagine
Le questioni presentate online o tramite l'hotline del sistema Speak Up saranno esaminate da uno studio legale esterno per salvaguardare il processo dai conflitti di interesse, prima di inviare la segnalazione al Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo o di inoltrarla agli enti ISS competenti. 

Il Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo deve: (i)registrare e confermare entro 7 giorni tutte le segnalazioni, (ii)considerare la gravità e la credibilità della segnalazione presentata e (iii)procedere di conseguenza nella determinazione dell'azione appropriata. Alcune segnalazioni possono essere risolte senza richiedere indagini. 

Il Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo può analizzare la segnalazione con il Comitato di integrità aziendale di ISS o il Comitato di controllo e rischio di ISS e con qualsiasi membro senior della direzione. Il Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo può anche incaricare di assistere nell'indagine e nell'analisi dei risultati figure come revisori esterni, investigatori e/o consulenti legali.

Qualora un'indagine dimostri una violazione delle politiche e/o delle leggi e normative di ISS, saranno adottate misure correttive appropriate. Ove legalmente possibile e a seconda delle circostanze, ISS vi informerà dell'azione prevista o intrapresa come follow-up della segnalazione e del motivo di tale follow-up.

Protezione – nessuna ritorsione contro chi effettua la segnalazione
Se segnalate un problema a ISS in buona fede, faremo in modo che non vi siano azioni discriminatorie o ritorsive nei vostri confronti a seguito di una segnalazione Speak Up.

Le leggi nazionali, ove applicabili e pertinenti, che potrebbero fornire una migliore protezione a seguito della segnalazione e dell'indagine Speak Up, integreranno o sostituiranno la presente Politica. 

Per ritorsione si intende qualsiasi atto o omissione diretto o indiretto che causi o possa causare un danno ingiustificato al segnalante. Se ritenete di aver subito ritorsioni a seguito di una segnalazione oppure per aver preso parte a un'indagine, dovete segnalare immediatamente tale ritorsione percepita al Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo (vedere i dettagli di contatto di seguito) o utilizzando il sistema Speak Up. Tutte queste segnalazioni saranno oggetto di indagini riservate.

Opzioni di reporting alternative: segnalazione alle autorità°
Se risiedete nell'UE, potete segnalare un problema al canale di segnalazione esterno locale disponibile nel vostro Paese (invece di segnalare a ISS). Il canale di segnalazione esterno è gestito da un'autorità locale del vostro Paese che consente una segnalazione simile a quella interna a ISS. 

Per informazioni su quale autorità gestisca il canale di segnalazione esterno, consultare la pagina Web Responsible Business Conduct & Speak Up del proprio Paese. 

Siete incoraggiati a segnalare il problema prima a ISS.

Dati personali
La raccolta, il trattamento e l'eventuale divulgazione dei dati personali inviati tramite il sistema Speak Up saranno effettuati in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati, compreso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE e la Legge danese sulla protezione dei dati.