SPEAK UP

Zgłaszanie poważnych i delikatnych kwestii

Speack up_Graded

ISS przyjęła politykę Speak Up i wdrożyła powiązany z nią system zgłaszania nieprawidłowości, który umożliwia pracownikom, partnerom biznesowym i innym interesariuszom informowanie o wszelkich poważnych i delikatnych kwestiach w sposób gwarantujący zachowanie poufności.

Jak pracujemy

Speak Up to nasz kanał komunikacji, przeznaczony do zgłaszania poważnych naruszeń oraz spraw delikatnej natury, które mogłyby mieć negatywny wpływ na działalność biznesową ISS oraz które, ze względu na swój charakter, nie mogą zostać zgłoszone w inny sposób. 

ISS gwarantuje, że wszystkie zgłoszenia są traktowane z należytą uwagą. Poniżej znajduje się poradnik instruujący, jak korzystać z kanału Speak Up. Znajdziesz w nim informacje, jak ustalić, czy sprawa ma charakter lokalny, czy też dotyczy całej Grupy. Każde zgłoszenie jest przekazywane do Dyrektora Grupy ds. Audytu Wewnętrznego. 

Aby stwierdzić, czy dane zdarzenie ma charakter poważnego naruszenia lub stanowi delikatną kwestię oraz aby wybrać odpowiedni kanał do zgłoszenia tego zdarzenia, zapoznaj się z poniższym przewodnikiem. 

Przewodnik ten nie jest wyczerpujący w kontekście wskazania, co należy, a czego nie należy zgłaszać w ramach polityki Speak Up i zapewnia jedynie poglądowe informacje dotyczące rodzajów zgłaszanych incydentów. Zawsze przed zgłoszeniem zdarzenia w Speak Up należy samodzielnie dokonać oceny sytuacji, kierując się zdrowym rozsądkiem. 

Poufność 

Wszystkie przekazywane informacje będą anonimowe i traktowane jako poufne, chyba że osoba zgłaszająca wyraźnie stwierdzi, że nie ma potrzeby zachowania poufności. Zachęcamy osoby zgłaszające do podania własnej tożsamości oraz szczegółowego opisania zdarzenia, aby ułatwić zbadanie sprawy. Jeśli zgłaszający nie ujawni swojej tożsamości, nie będziemy mogli zadać dodatkowych pytań, co czasami może uniemożliwić zbadanie sprawy. Aby wspomóc ISS w zbadaniu zgłoszonej sprawy, należy przekazać maksymalnie dużo informacji. ISS potraktuje wszelkie obawy i zgłoszenia przekazane tym kanałem jako poufne w stopniu umożliwiającym przeprowadzenie pełnego i uczciwego dochodzenia. Tożsamość osoby zgłaszającej zdarzenie nie zostanie nikomu ujawniona. 

Zapoznaj się z naszą polityką Speak Up

Zgłaszanie incydentów w miejscu pracy 

– ISS prowadzi działalność w obiektach w wielu lokalizacjach na całym świecie, a błędy czy zachowanie pracowników, które nie są spójne z naszymi wartościami czy kodeksem postępowania, należy omówić z odpowiednim menedżerem czy działem w ISS. 

– Zdarzenia, które mogą potencjalnie skutkować ciężkimi obrażeniami lub śmiercią, a także zachowania o charakterze przemocowym czy dyskryminującym, m.in. napastowanie seksualne w miejscu pracy, są uważane za poważne przewinienia lub sprawy o delikatnym charakterze. Można je zgłaszać globalnie w ramach polityki Speak Up, jeśli nie udało się rozwiązać danego problemu z menedżerem ISS lub działem People & Culture. 

Zgłaszanie przypadków kradzieży lub sprzeniewierzenia własności firmy lub Klienta 

– Kradzieże lub sprzeniewierzenie własności ISS lub Klienta, których dopuścił się pracownik lub menedżer ISS, należy zgłaszać u bezpośredniego przełożonego lub w dziale prawnym. Jeśli nie ma możliwości rozwiązania problemu z przełożonym lub w dziale prawnym, należy poinformować o zdarzeniu Dyrektora ds. Finansowych. 

– W przypadkach, gdy nie można rozwiązać problemu z kradzieżą lub sprzeniewierzeniem u przełożonego w lokalnym oddziale ISS, wówczas należy zgłosić zdarzenie poprzez kanał Speak Up. 

Zgłaszanie oszustw 

ISS prowadzi politykę zerowej tolerancji wobec pracowników i/lub partnerów biznesowych, którzy dopuszczają się oszustw. Oszustwo to celowe działanie mające na celu zapewnienie sobie nieuczciwego lub bezprawnego zysku. Oszustwo może mieć różne formy na wielu poziomach organizacji. Poniżej prezentujemy kilka przykładów, jednak w żaden sposób lista ta nie jest wyczerpująca i nie przedstawia wszystkich form potencjalnego oszustwa w naszej branży. 

– Oszustwem jest na przykład fałszowanie dokumentów potwierdzających czas i dni pracy lub dotyczących płatności, co może prowadzić do wypłacania zbyt wysokiego wynagrodzenia. Jeśli dojdzie do takiego typu oszustwa w miejscu pracy, należy w pierwszej kolejności skontaktować się z działem wynagrodzeń. 

– Oszustwo może również mieć miejsce w przypadkach, gdy dostawcy lub podwykonawcy wspólnie z menedżerami ISS naliczają zbyt wysokie kwoty za towary lub usługi świadczone na rzecz ISS. W przypadku zauważenia takiej współpracy z dostawcami lub podwykonawcami, należy w pierwszej kolejności zwrócić się do działu prawnego lub dyrektora ds. finansowych. 

Zgłaszanie przypadków popełnienia przestępstwa 

- ISS zależy, aby prowadzić działalność w sposób praworządny we wszystkich krajach, gdzie jesteśmy obecni, i chcemy postępować zgodnie z przepisami międzynarodowymi i lokalnymi. Szczególną uwagę przywiązujemy do przestrzegania przepisów antykorupcyjnych i o ochronie konkurencji, stosując się w tym względzie do naszej wewnętrznej polityki. 

– Naruszenia przepisów antykorupcyjnych i o ochronie konkurencji to kwestie bardzo poważne i delikatne jednocześnie, które można zgłosić w ramach kanału Speak Up. 

Zgłaszanie incydentów poprzez narzędzie Speak Up lub na infolinii. 

Posiadamy odpowiednie procedury administracyjne gwarantujące, że informacje, zwłaszcza uwzględniające dane kontaktowe, przekazywane nam poprzez narzędzie Speak Up są traktowane jako ściśle poufne. Pracownik zgłaszający zdarzenie może być informowany o postępie w trwającym badaniu sprawy, którą zgłosił.  

– Uwaga: czasami obowiązują prawne ograniczenia regulujące, czy wolno zgłaszać zdarzenia anonimowo w danej jurysdykcji. Ponadto polityka Speak Up podlega pod duńskie przepisy o ochronie danych osobowych, co oznacza, że ISS ma obowiązek oddalić lub usunąć każde zdarzenie, które nie ma charakteru poważnego lub delikatnego. W związku z powyższym może się zdarzyć, że zgłoszenie zostanie oddalone zgodnie z polityką Speak Up ze względu na to, że charakter zdarzenia nie będzie wystarczająco poważny lub delikatny.  

– W wyjątkowych przypadkach, gdy zaistnieje podejrzenie, że zastosowanie się do powyższej procedury wpłynie negatywnie na proces badania sprawy, Komisja ds. Uczciwości Biznesowej może zezwolić na odstąpienie od tej zasady. Jednakże w każdym wypadku nie ujawniamy tożsamości ani danych kontaktowych zgłaszającego, chyba że otrzymamy od niego wcześniej wyraźną zgodę na takie ujawnienie. 

Opis procedury:

1. Zgłoszenie: Zgłoszenia w systemie Speak Up są przekazywane przez bezpieczną i szyfrowaną linię do działu ds. audytu wewnętrznego Grupy.

2. Weryfikacja: Dział ds. audytu wewnętrznego Grupy ocenia, czy zgłoszenie kwalifikuje się do rozpatrzenia w ramach systemu Speak Up. Jeśli tak, zostanie przekazane 
do naszej Komisji ds. uczciwości biznesowej.

3. Działanie: Zbadanie sprawy, podjęcie działań i informacja zwrotna do zgłaszającego.

Zgłaszanie incydentów

Narzędzie do zgłaszania zdarzeń online

Zgłoszenie telefoniczne:

Australia  +(61) 384004587 
Brazylia  +(55) 2135000242 
Chile  +(56) 225708734 
Dania  +45 38176348
Finlandia  +(358) 942450434 
Indonezja  +(62) 8033218106
Izrael  +(972) 39155867 
Meksyk  +(52) 5511689935 
Holandia  +(31) 208081296 
Norwegia  +(47) 23962607 
Hiszpania  +(34) 911233031 
Szwecja  +(46) 638800915 
Szwajcaria  +(41) 435086912 
Turcja  +(90) 2129001873
Wielka Brytania  +(44) 2035144260 
USA  +(1) 6467129310

Dowiedz się więcej o już świadczonych usługach

Sprawdź, co się dzieje ze zgłoszoną przez Ciebie sprawą.

Dowiedz się tutaj

LUDZIE TWORZĄ MIEJSCA

Ponad 60 tys. klientów w ponad 30 krajach