Globalne oświadczenie ISS o ochronie prywatności

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej ("osoby, której dane dotyczą"), takie jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail.

Specjalne kategorie danych osobowych są używane do opisania podzbioru danych osobowych, które są uważane za bardziej wrażliwe i mogą obejmować informacje takie jak rasa, pochodzenie etniczne, religia, orientacja seksualna, informacje zdrowotne i przynależność do związków zawodowych.

Gromadzimy dane osobowe dotyczące naszych pracowników, potencjalnych pracowników (tj. kandydatów do pracy, osób ubiegających się o pracę), klientów, dostawców, przedstawicieli klientów i dostawców, inwestorów/akcjonariuszy, innych interesariuszy i użytkowników naszych witryn internetowych. W odniesieniu do gromadzenia danych osobowych w ramach naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości ("System Speak-Up") należy zapoznać się w szczególności z sekcją 3 niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności.

Rodzaje danych osobowych, o których podanie możemy poprosić użytkownika, obejmują między innymi dane kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail), informacje biznesowe, zdjęcia, filmy i dokumenty tożsamości.

Gromadzimy dane osobowe użytkowników w następujących celach:

- Zarządzanie talentami (np. w celu identyfikacji potencjalnych kandydatów, rekrutacji i rozwoju pracowników itp.)

- Administracja (np. administracja pracownikami, prowadzenie rejestrów akcjonariuszy itp.)

- Komunikacja (np. z inwestorami/akcjonariuszami, obecnymi i potencjalnymi klientami, innymi interesariuszami itp.)

- Zrozumienie preferencji komunikacyjnych: (np. w naszym podejściu do zaangażowania klientów stosujemy metodę mającą na celu uzyskanie wglądu w preferencje komunikacyjne. Rozumiejąc te preferencje, staramy się zapewnić, że nasze interakcje i odpowiedzi są dostosowane do naszych klientów i potencjalnych klientów w sposób, który sprzyja jasnej, skutecznej i wzajemnie korzystnej komunikacji).

- Świadczenie naszych usług (np. w celu ułatwienia transakcji, analizy i optymalizacji działań, promowania naszych ofert, rozpatrywania skarg, zarządzania relacjami umownymi itp.)

- Zamawianie usług i produktów (np. w celu ułatwienia transakcji, analizy rynków, analizy i optymalizacji naszego łańcucha dostaw, zarządzania stosunkami umownymi itp.)

- Monitorowanie korzystania z naszych systemów i witryn internetowych (np. w celu zapewnienia bezpiecznego i zgodnego z przepisami korzystania, analizowania i personalizowania doświadczeń użytkowników itp.)

Przetwarzanie przez nas danych osobowych użytkownika w wyżej wymienionych celach opiera się na naszym uzasadnionym interesie, w tym między innymi na naszym uzasadnionym interesie polegającym na przyciąganiu, wybieraniu i zarządzaniu pracownikami; zapewnianiu wiarygodnej i odpowiedniej komunikacji oraz rozwijaniu naszej działalności. Możemy również przetwarzać dane osobowe użytkownika w celu zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi. W niektórych sytuacjach możemy również przetwarzać dane osobowe użytkownika na podstawie jego zgody.

Zachowujemy prawo do potencjalnego wstrzymania informacji lub usług, jeśli nie jesteśmy w stanie zidentyfikować użytkownika na podstawie dostarczonych informacji. W związku z tym, chociaż użytkownik ma prawo nie przekazywać nam żądanych informacji, może to ograniczyć naszą zdolność do udzielenia mu pomocy lub spełnienia jego żądań.

Zgodnie z Wartościami ISS i Kodeksem Postępowania, uczciwość biznesowa ISS nie podlega negocjacjom. Zobowiązujemy się do prowadzenia naszej działalności zgodnie z prawem i wysokimi standardami etycznymi. W związku z tym stworzyliśmy system zgłaszania nieprawidłowości zwany systemem Speak Up, w ramach którego możemy również przetwarzać dane osobowe. Więcej informacji na temat takiego przetwarzania danych osobowych, w tym między innymi informacje o rodzajach przetwarzanych danych osobowych, celu przetwarzania, prawach osób, których dane dotyczą itp. można znaleźć w naszej Polityce Speak Up.

Zazwyczaj gromadzimy dane osobowe bezpośrednio od użytkownika (chyba że użytkownik wyrazi zgodę na pozyskiwanie takich danych od osób trzecich). Gromadzimy dane osobowe przekazywane nam przez użytkownika podczas korzystania z naszej strony internetowej, mediów społecznościowych, podczas rozmów telefonicznych z naszymi przedstawicielami, podczas dostarczania i administrowania usługami na rzecz użytkownika oraz w formularzach lub innej korespondencji wypełnianej przez użytkownika.

Jeśli otrzymamy dane osobowe użytkownika, o które nie prosiliśmy i które nie są istotne dla danych czynności przetwarzania, usuniemy je lub trwale zanonimizujemy, chyba że prawo stanowi inaczej.

Gdy użytkownik odwiedza naszą witrynę internetową i wyraża zgodę na korzystanie z plików cookie, plik ten zostanie zapisany na jego urządzeniu. Jest to niewielka informacja przechowywana na dysku twardym, która informuje nas, że urządzenie użytkownika uzyskało dostęp do naszej witryny. Plik cookie nie będzie w stanie bezpośrednio zidentyfikować użytkownika. Jeśli użytkownik nie chce, abyśmy używali plików cookie, może ustawić swoją przeglądarkę tak, aby je odrzucała. Jeśli użytkownik wyrazi zgodę na korzystanie przez nas z plików cookie na naszej stronie internetowej, będziemy przetwarzać jego dane osobowe w odniesieniu do sposobu, w jaki korzysta on z naszej strony internetowej. Używamy plików cookie do gromadzenia danych z naszej strony internetowej w celu i w oparciu o nasz uzasadniony interes, aby pomóc nam zrozumieć, które z naszych stron są najpopularniejsze i kiedy są one najczęściej używane, wraz z innymi informacjami na temat adresów protokołu internetowego (IP), adresów stron odsyłających, dzienników aktywności aplikacji i dzienników błędów, które pomagają nam ulepszać zawartość i ułatwiać nawigację na naszej stronie internetowej.

ISS korzysta z Google Analytics lub podobnych narzędzi w celu uzyskania informacji o trendach dotyczących interakcji użytkowników z naszą stroną internetową, do celów administrowania systemem oraz do identyfikowania problemów i ulepszania strony internetowej. Google Analytics wykorzystuje własne pliki cookie do raportowania interakcji odwiedzających. Te pliki cookie są używane do przechowywania informacji, takich jak godzina bieżącej wizyty, czy odwiedzający był wcześniej na stronie i jaka witryna skierowała odwiedzającego na stronę internetową. Więcej informacji na temat Google Analytics oraz linki do Polityki Prywatności Google i narzędzia do rezygnacji z Google Analytics można znaleźć na stronie https://support.google.com/analytics w sekcji Prywatność i bezpieczeństwo danych.

Żadne pliki cookie kontrolowane przez ISS nie będą zapisywane na urządzeniu użytkownika, chyba że wyrazi on na to zgodę. Wyjątkiem od tej zasady są pliki cookie, które są niezbędne dla podstawowych funkcji witryny. Użytkownik może wybrać ustawienie w przeglądarce, które zezwala na przechowywanie plików cookie pod warunkiem wyrażenia zgody. Jeśli użytkownik chce akceptować wyłącznie pliki cookie ISS, ale nie pliki cookie naszych usługodawców i partnerów, może wybrać w przeglądarce ustawienie "Blokuj pliki cookie stron trzecich". Ogólnie rzecz biorąc, za pomocą funkcji Pomoc na liście menu przeglądarki internetowej zostanie wyświetlona informacja o tym, jak odrzucić nowe pliki cookie i wyłączyć już otrzymane. Szczegółowe instrukcje dotyczące usuwania plików cookie można znaleźć tutaj:

Usuwanie plików cookie w przeglądarce Internet Explorer
Usuwanie plików cookie w przeglądarce Google Chrome
Usuwanie plików cookie w Safari
Usuwanie plików cookie w przeglądarce Mozilla Firefox

Nasza strona internetowa może zawierać łącza do stron internetowych osób trzecich. Należy pamiętać, że warunki niniejszego Globalnego oświadczenia o ochronie prywatności ISS nie mają zastosowania do witryn zewnętrznych. Aby dowiedzieć się, w jaki sposób podmiot zewnętrzny przetwarza dane osobowe użytkownika, należy skontaktować się z takim podmiotem zewnętrznym i zapoznać się z jego oświadczeniem o ochronie prywatności.

Możemy udostępniać dane osobowe użytkownika stronom trzecim w dowolnym celu wymienionym w sekcji 2 powyżej. Takie osoby trzecie obejmują: inne podmioty korporacyjne, agentów, doradców zewnętrznych, naszych zewnętrznych dostawców usług i wykonawców (takich jak dowolny dostawca poczty, agent handlowy lub usługi wsparcia), agencje rządowe, w tym organy ścigania, organy regulacyjne i organy rozstrzygania sporów (lub wszelkie inne organy, którym ujawnienie jest wymagane przez prawo lub nakaz sądu / trybunału) oraz wszelkie inne osoby lub podmioty, którym ujawnienie jest autoryzowane przez użytkownika.

Gdy ujawniamy dane osobowe użytkownika stronie trzeciej, która przetwarza dane osobowe w naszym imieniu, podejmujemy wszelkie uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że takie strony trzecie wdrożą odpowiednie środki techniczne i organizacyjne oraz będą zobowiązane do zachowania poufności i zobowiązań prawnych w odniesieniu do ochrony danych osobowych użytkownika. Ewentualne ujawnienie danych osobowych użytkownika odbywa się zgodnie z wymogami prawnymi. Oznacza to, że takie przetwarzanie jest chronione umowami o przetwarzaniu danych w celu zapewnienia, że dane osobowe nie są przetwarzane w celach innych niż wyraźnie określone, oraz w celu upewnienia się, że nasze strony trzecie utrzymują odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych użytkownika.

Nie będziemy ujawniać danych osobowych użytkownika organizacjom zewnętrznym zlokalizowanym poza krajem, w którym otrzymaliśmy informacje o użytkowniku (w stosownych przypadkach), bez uprzedniej pisemnej zgody użytkownika, z wyjątkiem przypadków określonych poniżej lub gdy ujawnienie jest w inny sposób dozwolone lub wymagane przez prawo lub nakaz sądowy.

Możemy przekazywać dane osobowe użytkownika w ramach Grupy ISS oraz do naszych oddziałów lub kontrahentów zlokalizowanych poza UE/EOG. Takie przekazanie nie zmienia jednak naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych użytkownika zgodnie z niniejszym Oświadczeniem o ochronie prywatności.

Jeśli dane osobowe użytkownika są przekazywane poza UE/EOG, ISS zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa poprzez przekazywanie danych do krajów zatwierdzonych przez Komisję Europejską jako zapewniające odpowiedni poziom ochrony lub poprzez zawarcie odpowiednio sporządzonej umowy między ISS a podmiotem spoza UE/EOG otrzymującym dane.

ISS może wykorzystywać dane osobowe użytkownika w celu dostarczania mu informacji o naszych usługach i produktach lub produktach dostarczanych przez osoby trzecie, które uzna za istotne dla użytkownika. Za wyraźną zgodą użytkownika możemy przekazywać jego dane osobowe takim organizacjom zewnętrznym w określonych celach marketingowych.

W oparciu o charakter naszych relacji biznesowych możemy chcieć wykorzystać użytkownika jako punkt odniesienia przy promowaniu naszej działalności wśród innych osób. W takich przypadkach poprosimy użytkownika o konkretną zgodę i ujawnimy jego dane osobowe wyłącznie w zakresie, w jakim uzyskamy taką zgodę.

Użytkownik może w dowolnym momencie poprosić nas, abyśmy nie kontaktowali się z nim w sprawie produktów lub usług i nie ujawniali jego danych innym osobom w tym celu, kontaktując się z nami lub, w stosownych przypadkach, klikając przycisk "anuluj subskrypcję" w naszych promocyjnych wiadomościach e-mail.

Dane osobowe użytkowników przechowujemy w plikach i rejestrach w formie papierowej i/lub elektronicznej. Wdrożyliśmy zabezpieczenia wymagane przez prawo w celu ochrony przetwarzanych przez nas danych osobowych przed niewłaściwym wykorzystaniem, ingerencją, utratą, nieuprawnionym dostępem, modyfikacją lub ujawnieniem. ISS stosuje szereg technicznych środków bezpieczeństwa. Obejmują one szereg systemów i środków bezpieczeństwa komunikacji, a także bezpieczne przechowywanie dokumentów papierowych i stosowanie szyfrowania. Ponadto, dostęp do danych osobowych użytkownika jest ograniczony do osób, które potrzebują go do realizacji określonych celów.

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to wymagane do celów, dla których je przetwarzamy, oraz zgodnie ze standardami Grupy dotyczącymi przechowywania i usuwania danych.

Jeśli użytkownik jest pracownikiem ISS, będziemy przechowywać jego dane osobowe przez okres do pięciu (5) lat po zakończeniu stosunku pracy lub przez dłuższy okres wymagany przez obowiązujące prawo lokalne.

Jeśli jesteś kandydatem do pracy, będziemy przechowywać Twoje dane osobowe do celów przyszłej rekrutacji zgodnie z Twoją zgodą. W przypadku potencjalnego sporu związanego z procesem rekrutacji, dane osobowe mogą być przechowywane przez okres do sześciu (6) miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji.

Jeśli użytkownik jest inwestorem lub udziałowcem, będziemy przechowywać jego dane osobowe tak długo, jak długo będzie on inwestorem lub udziałowcem oraz, jeśli dotyczy to określonych dokumentów spółki, tak długo, jak ISS będzie istnieć jako spółka.

Jeśli dane osobowe użytkownika stanowią część dokumentacji finansowej, zasadniczo będziemy przechowywać dane osobowe użytkownika przez okres pięciu (5) lat od końca roku obrotowego, którego dotyczy dokumentacja finansowa, lub przez dłuższy okres wymagany przez obowiązujące przepisy.

Jeśli użytkownik wyraził zgodę na otrzymywanie marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną, jesteśmy zobowiązani do przechowywania jego danych osobowych do dwóch (2) lat po wycofaniu przez niego zgody w celu udokumentowania zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi spamu.

Jeśli jesteś użytkownikiem naszych witryn internetowych, zapoznaj się z powyższym okresem przechowywania plików cookie.

Jeśli użytkownik jest obecnym lub potencjalnym klientem lub dostawcą, zasadniczo przechowujemy jego dane osobowe przez okres pięciu (5) lat od ostatniej interakcji z użytkownikiem.

Podejmujemy uzasadnione kroki w celu usunięcia lub trwałego zanonimizowania wszystkich danych osobowych po tym, jak nie będą one już mogły być wykorzystywane zgodnie z niniejszym Oświadczeniem o ochronie prywatności.

Podejmujemy uzasadnione kroki w celu zapewnienia użytkownikowi możliwości korzystania z przysługujących mu praw do ochrony danych. O ile szczegółowe przepisy dotyczące ochrony danych nie stanowią inaczej, użytkownikowi przysługują następujące prawa:

Użytkownik ma prawo do uzyskania dostępu do swoich danych osobowych i uzyskania ich kopii. Użytkownik ma również prawo do sprostowania przetwarzanych przez nas danych osobowych oraz prawo do ich usunięcia. Użytkownik może sprzeciwić się przetwarzaniu przez nas jego danych osobowych, w tym przetwarzaniu przez nas jego danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego, lub zażądać od nas ograniczenia przetwarzania. Ponadto w niektórych przypadkach użytkownik może zażądać uzyskania kopii swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz ma prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi (przenoszenie danych). Jeśli przetwarzanie danych osobowych użytkownika opiera się wyłącznie na jego zgodzie, może on wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie. Należy pamiętać, że nie ma to wpływu na przetwarzanie przez nas danych osobowych użytkownika przed wycofaniem przez niego zgody.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności lub chęci skorzystania z praw do ochrony danych, prosimy o pisemny kontakt z naszym Group Data Protection Manager:

- Adres: Group Data Protection Manager, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Dania

- E-mail: dpm@group.issworld.com

Za korzystanie z praw do ochrony danych nie będą pobierane żadne opłaty. Może jednak zostać naliczona opłata za dodatkowe kopie danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Przed udzieleniem odpowiedzi na wniosek osoby, której dane dotyczą, musimy potwierdzić tożsamość osoby, której dane dotyczą. W związku z tym wniosek osoby, której dane dotyczą, musi zostać uzupełniony odpowiednimi informacjami niezbędnymi do zidentyfikowania użytkownika i przetworzenia jego wniosku przez ISS. W stosownych przypadkach podejmiemy uzasadnione kroki, aby zapewnić poprawienie lub usunięcie danych osobowych, powiadomimy użytkownika o poprawieniu/usunięciu danych, a także powiadomimy wszelkich innych odbiorców danych osobowych, jeśli będziemy do tego zobowiązani zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Mogą wystąpić sytuacje, w których będziemy musieli odrzucić wniosek o poprawienie lub usunięcie danych. W takich przypadkach użytkownik może poprosić o dołączenie oświadczenia do danych osobowych, które chciał poprawić lub usunąć.

Przetworzymy i odpowiemy na wniosek użytkownika bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu jednego (1) miesiąca od otrzymania wniosku, chyba że mamy prawo przedłużyć okres odpowiedzi zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. W przypadku przedłużenia terminu poinformujemy o tym użytkownika wraz z podaniem przyczyn opóźnienia. Jeśli nie będziemy w stanie spełnić Twojego żądania, otrzymasz pisemne wyjaśnienie, dlaczego tak się stało, a także szczegóły dotyczące dalszych opcji, jeśli nie będziesz zadowolony z naszej odpowiedzi.

Zachęcamy do kontaktowania się z nami anonimowo. Jeśli jednak użytkownik zdecyduje się na zachowanie anonimowości, nasza zdolność do zapewnienia mu wymaganych usług lub informacji będzie ograniczona.

Jeśli chcesz złożyć skargę dotyczącą przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, skontaktuj się z naszym Group Data Protection Manager:

- Telefon +45 38 17 00 00

- Adres: Group Data Protection Manager, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Dania

- E-mail: dpm@group.issworld.com

Dołożymy wszelkich starań, aby rozpatrzyć skargę tak szybko, jak to możliwe. W przypadku niezadowolenia z wyniku rozpatrzenia skargi, można skierować skargę do:

Datatilsynet (Duński Urząd Ochrony Danych)

- Telefon: +45 33 193 200

- Adres: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dania

- Strona internetowa: www.datatilsynet.dk

Więcej informacji na temat prywatności można znaleźć na stronie internetowej Duńskiego Urzędu Ochrony Danych pod adresem www.datatilsynet.dk.

Od czasu do czasu możemy weryfikować, zmieniać lub korygować nasze Oświadczenie o ochronie prywatności i sposób przetwarzania danych osobowych. Zaktualizowane Oświadczenie o ochronie prywatności zostanie opublikowane na naszej stronie internetowej pod adresem www.issworld.com. Wszelkie zmienione warunki zaczną obowiązywać od daty ich opublikowania.

Pobierz pliki związane z polityką ISS BCR tutaj:

Polityka ISS BCR
ISS BCR Załączniki 1-8

Zgłoś incydent dotyczący danych tutaj.