Privacy Statement

Dane osobowe to wszelkie informacje odnoszące się do konkretnej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej („osoba, której dane dotyczą”), takie jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu czy adres e-mail.

Szczególne kategorie danych osobowych to termin używany do opisania podzbioru danych osobowych, które uważa się za bardziej wrażliwe, m.in. informacje na temat rasy, pochodzenia etnicznego, wyznania, orientacji seksualnej, zdrowia czy przynależności do związków zawodowych.

Gromadzimy dane osobowe naszych pracowników, potencjalnych pracowników (tj. kandydatów na stanowiska, osób aplikujących), klientów, dostawców, przedstawicieli klientów i dostawców, inwestorów/udziałowców, innych interesariuszy i użytkowników naszych witryn. W przypadku pytań dotyczących gromadzenia przez nas danych osobowych poprzez nas system zgłaszania nieprawidłowości („System Speak-Up”) należy zapoznać się z punktem 3 niniejszej Polityki Prywatności.

Gromadzimy różnego rodzaju dane osobowe, m.in. dane kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail), dane biznesowe, zdjęcia, filmy.

Gromadzimy dane osobowe w następujących celach:

– Zarządzanie talentami (np. w celu zidentyfikowania potencjalnych kandydatów do pracy, rekrutowania i rozwoju zawodowego pracowników itp.)

– Administracja (np. w celu obsługi administracyjnej pracowników, prowadzenia rejestru udziałowców itp.)

– Komunikacja (np. z inwestorami/udziałowcami, aktualnymi i potencjalnymi klientami, innymi interesariuszami itp.)

– Świadczenie usług (np. w celu ułatwienia realizacji transakcji, analizy i optymalizacji działań, promowania naszej oferty, obsługi reklamacji, zarządzania relacjami umownymi itp.)

– Nabywanie usług i produktów (np. w celu ułatwienia realizacji transakcji, analizy rynków, analizy i optymalizacji naszego łańcucha dostaw, zarządzania relacjami umownymi itp.)

– Monitorowanie korzystania z naszych systemów i witryn (np. w celu zapewnienia bezpiecznego i zgodnego z prawem korzystania, analizy i personalizacji doświadczeń użytkownika itp.)

Podstawą przetwarzania danych osobowych przez nas do wyżej wymienionych celów jest nasz prawnie uzasadniony interes, m.in. wynikający z chęci pozyskania pracowników, ich doboru i zarządzania nimi, zapewnienia wiarygodnej i odpowiedniej komunikacji oraz rozwijania naszej działalności. Możemy także przetwarzać dane osobowe w celu wywiązania się z wymogów prawnych i ustawowych. W pewnych okolicznościach możemy także przetwarzać dane osobowe na podstawie zgody osoby, które dane dotyczą.

Zachowujemy prawo do potencjalnej odmowy udzielenia informacji lub świadczenia usług, jeśli nie będziemy w stanie zidentyfikować wnioskodawcy na podstawie przekazanych nam informacji. W związku z powyższym, chociaż nie mamy prawa żądać przekazania nam konkretnych informacji, ich brak może ograniczyć nasze możliwości udzielenia pomocy lub pozytywnego rozpatrzenia wniosku.

Etyczny biznes jest zgodny z Wartościami i Kodeksem Postępowania ISS - nie dopuszczamy tu żadnych wyjątków. Działamy zgodnie z prawem i wysokimi standardami etycznymi. Dlatego stworzyliśmy system zgłaszania nieprawidłowości Speak-Up, w ramach którego również może się zdarzyć, że będziemy przetwarzać dane osobowe. Informacje na ten temat, dotyczące rodzaju przetwarzanych danych, celu przetwarzania, praw osób, których dane dotyczą, etc. znajdują się w naszej Speak-Up Policy: LINK

Zwykle gromadzimy dane osobowe, pozyskując je bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (chyba, że posiadamy zgodę na pozyskiwanie takich danych od osób trzecich). Gromadzimy dane osobowe przekazywane nam podczas korzystania ze strony internetowej, mediów społecznościowych, rozmów telefonicznych z naszymi przedstawicielami, kiedy świadczymy usługi lub nimi zarządzamy i na formularzach lub w innych dokumentach wypełnianych przez osobę, której dane dotyczą.

Jeśli otrzymamy dane osobowe, o które nie prosiliśmy i które nie są potrzebne do realizacji konkretnych zadań, usuwamy lub trwale anonimizujemy takie dane, chyba że byłoby to sprzeczne z prawem.

Jeśli użytkownik podczas korzystania z naszej strony internetowej wyrazi zgodę na stosowanie przez nas plików cookie, zostaną one zapisane w jego urządzeniu. Plik cookie to niewielki plik z informacjami zapisany na dysku twardym użytkownika, który informuje nas o tym, że z danego urządzenia ktoś wcześniej korzystał z naszej witryny. Plik cookie nie umożliwia bezpośredniego zidentyfikowania użytkownika. Jeśli użytkownik nie zgadza się na stosowanie przez nas plików cookie, może je zablokować, wprowadzając odpowiednie ustawienia w swojej przeglądarce. Jeśli użytkownik wyraża zgodę na stosowanie przez nas plików cookie w naszej witrynie, będziemy przetwarzać jego dane osobowe dotyczące sposobu korzystania przez niego z naszej witryny i używać plików cookie do gromadzenia danych z naszej witryny na podstawie i do celów realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest dowiedzenie się, które nasze strony są najpopularniejsze i jakie są godziny największego obciążenia witryny oraz zdobycie informacji na temat adresów IP, witryn przekierowujących, dzienników aktywności i dzienników błędów, dzięki którym będziemy mogli poprawić zawartość strony i ułatwić nawigację po niej.

ISS korzysta z Google Analytics lub podobnych narzędzi do pozyskania informacji na temat interakcji użytkowników z naszą witryną, do celów administrowania systemem oraz identyfikowania problemów oraz poprawiania zawartości witryny. Google Analytics wykorzystuje zewnętrzne pliki cookie do raportowania aktywności gości witryny. Są to pliki cookie wykorzystywane do przechowywania informacji na temat np. godziny, o której użytkownik odwiedził witrynę, czy była to pierwsza, czy kolejna wizyta i z której witryny użytkownik został tutaj przekierowany. Więcej informacji na temat korzystania z usług Google Analytics oraz linki do Polityki prywatności Google i narzędzi umożliwiających zablokowanie Google Analytics znajdują się tutaj:https://support.google.com/analytics w sekcji Polityka prywatności i bezpieczeństwo.

ISS nie zapisuje żadnych niekontrolowanych przez siebie plików cookie w urządzeniu, chyba że użytkownik wyrazi na to zgodę. Odstępstwem od tej zasady są pliki cookie niezbędne do podstawowego funkcjonowania witryny. Użytkownik może wprowadzić odpowiednie ustawienia w przeglądarce, które umożliwiają na zapisywanie plików cookie uwarunkowane wyrażeniem zgody. Jeśli użytkownik zgadza się wyłącznie na zapisywanie plików cookie ISS, ale nie na pliki cookie innych dostawców usług i partnerów, wówczas musi wybrać w przeglądarce ustawienie „Zablokuj pliki cookie i dane z witryn innych firm”. W ramach funkcji Pomoc na liście menu przeglądarki pojawi się informacja, jak zablokować nowe pliki cookie oraz jak zdezaktywować te, które już zostały wcześniej przyjęte. Szczegółowe informacje na temat usuwania plików cookie znajdują się tutaj:

Usuwanie plików cookie w przeglądarce Internet Explorer
Usuwanie plików cookie w przeglądarce Google Chrome
Usuwanie plików cookie w przeglądarce Safari
Usuwanie plików cookie w przeglądarce Mozilla Firefox

Nasza strona internetowa może zawierać linki do innych stron. Należy zauważyć, że warunki zawarte w niniejszej Polityce Prywatności ISS nie obowiązują w innych witrynach niż ISS. Aby dowiedzieć się, jak inne podmioty przetwarzają dane osobowe, należy skontaktować się z takim podmiotem lub zapoznać z jego polityką prywatności.

Czasami zdarza się, że udostępniamy dane osobowe podmiotom zewnętrznym do celów wymienionych w punkcie 2 powyżej. Do takich podmiotów zewnętrznych należą: Inne podmioty gospodarcze, agenci, doradcy zewnętrzni, nasi zewnętrzni dostawcy usług i podwykonawcy (np. dostawcy usług pocztowych, agenci komercyjni lub dostawcy usług wsparcia), agencje rządowe, m.in. organy egzekwowania prawa, organy regulacyjne i rozstrzygające spory (lub każdy inny organ, któremu jesteśmy zobowiązani ujawnić dane na mocy prawa lub nakazu sądowego) oraz każda inna osoba lub podmiot, którym ujawniamy dane na mocy zgody udzielonej przez osobę, której dane dotyczą.

Ujawniając dane osobowe podmiotowi zewnętrznemu, który je przetwarza w naszym imieniu, podejmujemy wszelkie uzasadnione środki mające zagwarantować, że taki podmiot wdroży stosowne techniczne i organizacyjne środki ochrony oraz zostanie zobowiązany do zachowania poufności i do ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami prawa. Potencjalne ujawnienie danych osobowych odbywa się zgodnie z wymogami prawa. Oznacza to, że takie przetwarzanie jest uregulowane umową o przetwarzaniu danych, aby zagwarantować, że dane osobowe nie będą przetwarzane do innych celów niż wskazane i aby zapewnić, że dany podmiot zewnętrzny będzie stosował odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony tych danych.

Nie ujawniamy danych osobowych podmiotom zewnętrznym z siedzibą poza krajem, w którym pozyskaliśmy dane (na ile znajduje zastosowanie) bez wcześniejszej, pisemnej zgody osoby, której dane dotyczą, poza okolicznościami opisanymi poniżej lub w sytuacji, gdy takie ujawnienie jest zgodne z prawem lub wynika z nakazu sądowego.

Czasami przesyłamy dane osobowe w ramach Grupy ISS oraz do naszych oddziałów lub podwykonawców z siedzibą poza UE/EOG. Jednakże taki transfer danych nie wpływa w żaden sposób na nasze zobowiązanie do ochrony danych osobowych zgodnie z postanowieniami niniejszej Polityki prywatności.

Jeśli dane osobowe są przesyłane poza obszar UE/EOG, ISS gwarantuje stosowanie odpowiedniego poziomu zabezpieczeń poprzez transfer do krajów zatwierdzonych przez Komisję Europejską jako posiadające odpowiedni poziom ochrony lub poprzez zawarcie stosownej umowy pomiędzy ISS a posiadającym poza UE/EOG siedzibę podmiotem otrzymującym dane.

ISS może wykorzystywać dane osobowe do dostarczania informacji na temat swoich usług i produktów lub usług/produktów dostarczanych przez podmioty zewnętrzne, jeśli uzna, że mogą być odpowiednie dla osoby, której dane dotyczą. Posiadając oddzielną zgodę na takie wykorzystanie danych, możemy przekazać dane osobowe takim podmiotom zewnętrznym do konkretnych celów marketingowych.

Ze względu na charakter naszej relacji biznesowej możemy powoływać się na relacje z daną osobą podczas promowania naszych usług innym. W takim przypadku poprosimy o wyrażenie oddzielnej zgody na takie wykorzystanie i ujawnimy dane osobowe tylko w takim zakresie, na jaki będziemy posiadać zgodę.

W dowolnym momencie osoba, której dane dotyczą, może poprosić nas o zaprzestanie kontaktowania się z nią w celu reklamowania produktów lub usług oraz o nieujawnianie jej danych innym podmiotom do takiego celu. Aby to zrobić, należy skontaktować się z nami, na ile to możliwe, klikając przycisk „Anuluj subskrypcję” w naszych wiadomościach promocyjnych.

Przechowujemy dane osobowe w postaci papierowej i/lub elektronicznej zebrane w plikach i rejestrach. Wdrożyliśmy szereg środków wymaganych prawnie w celu ochrony przetwarzanych przez nas danych osobowych przed niewłaściwym wykorzystaniem, ingerencją, utratą, nieuprawnionym dostępem, modyfikacją czy ujawnieniem. ISS wprowadziła wiele technicznych środków bezpieczeństwa. Są to między innymi różne systemy i środki zabezpieczenia komunikacji, a także służące bezpiecznemu przechowywaniu papierowych dokumentów oraz mechanizmy szyfrowania. Ponadto dostęp do danych osobowych jest ograniczony wyłącznie do osób, które ze względu na obowiązki muszą mieć w nie wgląd.

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zgromadzone oraz zgodnie z obowiązującą w naszej Grupie polityką przechowywania i usuwania danych.

W przypadku pracowników dane osobowe przechowujemy przez okres maksymalnie pięciu (5) lat po zakończeniu stosunku pracy lub przez okres dłuższy, jeśli jest to wymagane prawnie.

W przypadku kandydatów ubiegających się o pracę u nas dane osobowe przechowujemy w celu ewentualnego wykorzystania do celów przyszłej rekrutacji, jeśli kandydat wyrazi na to zgodę. W przypadku potencjalnego sporu związanego z procesem rekrutacji dane osobowe mogą być przechowywane przez okres maksymalnie sześciu (6) miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji.

W przypadku inwestorów lub udziałowców dane osobowe przechowujemy przez cały czas, gdy dana osoba pozostaje naszym inwestorem lub udziałowcem i w przypadku pewnych dokumentów firmowych tak długo, jak istnieje firma ISS.

Jeśli dane osobowe stanowią część dokumentów finansowych, zwykle przechowujemy je przez okres pięciu (5) lat od daty zakończenia roku finansowego, którego te dokumenty dotyczą, lub przez okres dłuższy, jeśli wymaga tego prawo.

Jeśli osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na marketing bezpośredni drogą elektroniczną, jesteśmy zobowiązani do przechowywania jej danych osobowych przez okres do dwóch (2) lat po wycofaniu takiej zgody w celu udokumentowania przestrzegania przez nas stosownych przepisów regulujących zasady dotyczące wiadomości spam.

W przypadku użytkowników naszej witryny stosujemy zasady opisane w powyższych informacjach na temat okresu przechowywania plików cookie.

W przypadku aktualnych lub potencjalnych klientów bądź dostawców zwykle przechowujemy dane osobowe przez okres pięciu (5) lat od daty ostatniej interakcji danej osoby z nami.

Podejmujemy uzasadnione kroki w celu usunięcia lub trwałego zanonimizowania wszystkich danych osobowych, których nie wolno nam dłużej używać zgodnie z Polityką prywatności.

Podejmujemy uzasadnione działania w celu zapewnienia osobom, których dane dotyczą, możliwości skorzystania z ich praw związanych z ochroną danych. Jeśli konkretne przepisy o ochronie danych osobowych nie stanowią inaczej, osoba, której dane dotyczą, ma następujące prawa:

Prawo do dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii. Prawo do skorygowania swoich danych osobowych przetwarzanych przez nas oraz do ich usunięcia. Prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, m.in. do przetwarzania danych osobowych przez nas do celów marketingu bezpośredniego, oraz prawo do zażądania ograniczenia stopnia przetwarzania przez nas tych danych. Ponadto w niektórych przypadkach prawo do otrzymania kopii swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie oraz przesyłania ich innemu administratorowi (mobilność danych). Jeśli przetwarzanie danych osobowych jest uwarunkowane wyłącznie zgodą ich właściciela, ma on również prawo do wycofania takiej zgody w dowolnym momencie. Uwaga: wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania danych osobowych przed datą wycofania zgody.

W razie pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub chęci skorzystania z praw przysługujących w związku z ochroną danych, należy skontaktować się z Managerem odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych ISS w Polsce, pisząc na adres:

- Adres: Dział Prawny, ISS Facility Services sp. z o.o. , ul. Cybernetyki 10, 02-677 Warszawa

– E-mail: dpo@pl.issworld.com

Skorzystanie z praw przysługujących osobie, której dotyczą dane, jest bezpłatne. Jednakże należy pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych podmiot przetwarzający dane ma prawo naliczyć opłatę za dodatkowe kopie danych osobowych.

Przed udzieleniem odpowiedzi na wniosek musimy potwierdzić tożsamość osoby wnioskującej o zmianę związaną z danymi osobowymi. W związku z tym wniosek dotyczący danych osobowych musi również uwzględniać stosowne informacje umożliwiające ISS zidentyfikowanie wnioskodawcy i przetworzenie wniosku. W pewnych okolicznościach podejmujemy uzasadnione kroki w celu zagwarantowania, że dane osobowe zostaną skorygowane lub usunięte, powiadamiamy o wprowadzeniu korekty/usunięciu oraz powiadamiamy o tym wszelkich innych odbiorców danych osobowych, jeśli mamy taki obowiązek zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Może się zdarzyć, że odrzucimy wniosek o skorygowanie lub usunięcie danych. W takim przypadku wnioskodawca ma prawo zażądać, abyśmy razem z danymi przechowywali również informację, że osoba, której dane dotyczą, żądała ich skorygowania lub usunięcia.

Zobowiązujemy się przetworzyć i udzielić odpowiedzi na wniosek niezwłocznie i w każdym przypadku nie później niż w ciągu jednego (1) miesiąca od daty otrzymania wniosku, chyba że na mocy przepisów o ochronie danych będziemy mieć prawo wydłużyć okres udzielenia odpowiedzi. W razie takiego wydłużenia poinformujemy o tym wnioskodawcę, wskazując przyczyny opóźnienia. Jeśli nie będziemy mogli pozytywnie rozpatrzyć wniosku, prześlemy pisemne wyjaśnienie powodów oraz szczegółowe informacje na temat możliwości podjęcia działania przez wnioskodawcę w razie, gdyby był niezadowolony z naszej odpowiedzi.

Nie mamy nic przeciwko anonimowym kontaktom. Jednakże należy pamiętać, że zachowanie anonimowości powoduje ograniczenie usług lub informacji, jakie możemy udostępnić.

Aby złożyć skargę na sposób przetwarzania przez nas danych osobowych, należy skontaktować się z Menadżerem odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych w ISS w Polsce:

– Telefon +48 221 026 300

– Adres: Dział Prawny, ISS Facility Services sp. z o.o. , ul. Cybernetyki 10, 02-677 Warszawa

– E-mail: dpo@pl.issworld.com

Postaramy się odpowiedzieć na każdą skargę niezwłocznie. Istnieje również możliwość złożenia zażalenia na wynik rozpatrzenia skargi – należy je skierować na poniższy adres:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

– Telefon: +48 22 531-03-00

– Adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska

– Strona www: www.uodo.gov.pl

Więcej ogólnych informacji na temat prywatności znajduje się na stronie internetowej polskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych: www.uodo.gov.pl .

Mamy prawo w dowolnym momencie weryfikować i modyfikować naszą Politykę Prywatności oraz wprowadzać do niej zmiany, a także zmieniać sposób przetwarzania danych osobowych. Każdorazowo po wprowadzeniu zmian w naszej Polityce Prywatności będziemy publikować jej nową wersję na naszej stronie internetowej:www.issworld.com. Każda zmiana warunków wchodzi w życie w dniu jej opublikowania.

Download the files related to the ISS BCR policy here.

ISS BCR policy

ISS BCR - Appendix 1 (Standard on the data subject's rights of access)

ISS BCR - Appendix 2 (Audit Standard)

ISS BCR - Appendix 3 (Complaint Handling Procedure)

ISS BCR - Appendix 4 (Co-operation Procedure)

ISS BCR - Appendix 5 (Updating Procedure)